La tendència als departaments de compres hotelers a l’hora de gestionar el mobiliari, els accessoris i l’equipament, englobats en les sigles angleses FF&E (mobiliari, accessoris i equipaments) i OS&E (subministraments operatius i equipaments) recomana no subestimar aquests elements i saber-ne mesurar la vida útil i depreciació a fi d’anticipar-se a la demanda per planificar i negociar amb els proveïdors de manera rendible.
La tendència a FF&E i OS&E passa per saber mesurar la vida útil i la depreciació del mobiliari (font:equipatuhotel.com).
Aquesta activitat representa entre un 12% i un 16% de la inversió financera total en l’inici de l’explotació del negoci hoteler, segons la publicació digital Investopedia.
Tanmateix, la forma de negociar amb els subministradors ha canviat i la mètrica prioritària ja no són les xifres, sinó qualitats intangibles com ara la diferenciació, la sostenibilitat, la innovació i la qualitat, uns atributs que vagin en harmonia amb la filosofia de la marca.
La bonança econòmica i l’alegria del sector aquests darrers anys han modificat la consideració de les compres, que es defineixen com a inversió més que no pas com a despesa.
Hem entrevistat cadenes hoteleres de primera línia, establiments amb menys de 50 habitacions, consultores i proveïdors per tal de traçar el camí que marcarà la tendència a mitjà i llarg termini als departaments de gestió de compres.
La cadena Room Mate Hotels (22 hotels a 12 ciutats, amb més de 1.700 habitacions) millora el control de costos mitjançant la centralització de la demanda.
“El que no és mesurable no es pot millorar”. Amb aquest principi, Room Mate Hotels ha apostat per la tecnologia alemanya SAP MM (sistema per a la gestió de materials) com a eina de compres, amb uns resultats satisfactoris. Aquest software, que pertany al primer proveïdor d’aplicacions empresarials del món, ofereix solucions escalables. Té 12 milions d’usuaris i més de 1.500 socis.
Room Mate Hotels millora el control de costos a través de la centralització de la demanda..
Abans de la negociació amb el proveïdor, però, és necessària una planificació que ha de coincidir amb el procés pressupostari de l’hotel, que es duu a terme, en el cas de l’empresa de Kike Sarasola, durant l’últim trimestre de l’any anterior. “Intentem optimitzar les compres a partir d’una bona planificació. Això ens permet gestionar grans volums i augmentar la nostra capacitat de negociació”, explica el seu responsable de compres. L’anticipació com a eina d’optimització de temps, processos i costos és clau per a l’èxit del procés.
La relació amb el proveïdor més com un partner que com un element extern és primordial per poder trobar solucions i un suport òptim. “Busquem innovar i avançar al seu costat, ja que valorem el mestratge de cadascun en el seu camp. Així com la fidelització dels clients és molt important per a nosaltres, també ho és la dels nostres proveïdors”.
Pel que fa al tipus de perfil professional que s’ocuparà aquestes àrees en el futur, Room Mate Hotels aposta “pels que presentin no només habilitats de negociació i un gran coneixement de les categories implicades, sinó que cada vegada tindran més importància les aptituds matemàtiques i analítiques. A mesura que la tecnologia es va convertint en l’eix central dels processos de compres, les competències en la interpretació de les dades representen un must per a aquests departaments”.
Des de Suitech, empresa especialitzada en tecnologia i software per a hotels, destaquen l’abaratiment de les aplicacions gestores de compres, que ja s’ofereixen en règim de pagament per ús i centralitzades en núvol, fet que permet plataformes integrades i funcionals des de qualsevol lloc i dispositiu.
Aquestes són les característiques que ha de reunir un programa de compres eficient, segons Suitech:
• Interfície senzilla i transparent de recepció de mercaderies.
• Comunicació de magatzem amb PMS.
• Comunicació del PMS amb TPV.
• Integració de les vendes amb el magatzem.
• Traçabilitat de l’ingrés-despesa del producte.
• Tractament de lots i caducitat.
• Catàleg de productes per establiment.
• Integració comptable de l’inventari, tant del facturat com del no facturat.
• Control del deute dels proveïdors.
• Control d’inventaris per magatzems.
I les tendències que es perfilen a mitjà termini són:
• Intel·ligència artificial gràcies a la qual podem arribar a predir la demanda de consums (què i qui ha consumit, per avaluar la tipologia de clients) a fi d’integrar el màrqueting de comportament com a eina.
• La internet de les coses (IoT) en l’àmbit dels subministraments energètics.
• Plataforma de negociació i subhastes en temps real.
• Previsió de la demanda segmentada.
• Integració entre fabricants i distribuïdors.
Quan l’empresa no es pot permetre un departament de compres analític ni un software que s’avanci a les necessitats es recorre a una “llista de desitjos” amb les recomanacions i els suggeriments dels clients recollits al llarg de l’any anterior o bé les iniciatives de noves estratègies pensades per part de la direcció. Un cop quantificada aquesta llista, se sotmet a un estricte control de la despesa per analitzar-ne la viabilitat.
Aquest tipus d’hotels elaboren la planificació al gener, “el pitjor mes de l’any per a una destinació tan estacional com Astúries”: d’aquesta manera es conté una possible eufòria, del tot imprudent a l’hora de planificar les compres: seria com evitar anar al supermercat amb l’estómac buit.
El punt fort d’hotels més modestos, com el San Miguel de Gijón, amb 43 habitacions, és buscar el suport d’associacions professionals com l’Associació d’Hotelers d’Astúries (OTEA) que ofereix una llista de proveïdors i de preus que neutralitza el cost en temps que suposa, per a un hotel familiar, el procés de recerca d’aquests subministradors.
Els hotels modestos com el San Miguel de Gijón es recolzen en associacions professionals per a la gestió de compres.
La fidelització dels proveïdors és l’ingredient principal per a la consecució de la competitivitat en què insisteix l’empresa subministradora Equipa tu hotel: “no només en els components de producció en sèrie, sinó, i sobretot, en els elements a mesura que requereixen industrials especialitzats, ja que no és el mateix una fusteria per equipar 200 habitacions que un ebenista capaç de fer els elements de mobiliari d’un hotel boutique”. És imprescindible, per tant, disposar de col·laboradors experts en escales de producció.
Els elements a mida per a hotels boutique necessiten a professionals experts. (font: equipatuhotel.com).
La planificació, des del punt de vista dels subministradors, consta de diverses parts:
• Les compres de mobiliari i d’elements de decoració, els elements fets a mida, etc.
• Els lliuraments, que s’han de coordinar amb l’equip de muntadors.
• El muntatge pròpiament dit.
Per tot això s’han de considerar factors com l’accessibilitat o la capacitat d’emmagatzematge a l’hora de determinar l’equip necessari i complir amb els terminis acordats, que necessitarà treballadors capaços de donar resposta en un termini de temps curt.
Quantum css, que des del 1997 pertany al departament de compres d’Hotels Cataloniai que va ser refundada el 2013 amb una nova visió orientada al control global de costos, s’enfoca a la detecció d’anomalies i desviacions en l’estructura de despeses dels hotels associats —més de 700— per tal de millorar-ne les partides.
Departament de compres de Quantum css.
Aquesta empresa incideix en la diferència entre l’FF&E i l’OS&E a l’hora d’afrontar la negociació: “Moltes de les referències que s’inclouen en l’OS&E són repetitives; parlem de minibars, caixes fortes, matalassos, televisors, equipaments de bany, etc. Normalment aquests materials estan homologats, per la qual cosa hi ha un preu establert amb el proveïdor; la compra, excepte en les fases de selecció i negociació, és de mera reposició. Durant la fase de negociació d’aquests articles hi ha tot un conjunt de característiques tècniques (mesures, consums, composicions, etc.) que permeten acabar comparant productes més o menys equivalents. Per contra, en l’FF&E acostumen a ser compres puntuals i no repetitives. A més, com que hi intervenen més tècniques i components de disseny, aporten un afegit de subjectivitat a la negociació i fan més difícil una decisió purament objectiva. Per això l’OS&E sol ser una competència clara d’un departament de compres, mentre que, moltes vegades, l’FF&E escapa a aquesta àrea”.
Potser per aquest motiu la tendència és crear una secció d’FF&E amb autonomia però que estigui alineada i que treballi en conjunt amb el departament de compres.
La tendència, quant als perfils professionals i la metodologia de treball, segons Quantum, és una combinació entre compradors tècnics i departaments de disseny per poder unir dues visions que de vegades no van tan en paral·lel com seria convenient.
Els dissenys corporatius clònics que van marcar la preferència dècades enrere han estat desbancats per la integració d’elements que impregnin d’identitat, diferenciació i personalitat els establiments hotelers.
Des d’una de les companyies més potents en el subministrament de tèxtils per a hoteleria, Resuinsa, ens avancen que la tendència que demanden els hotels pel que fa a teixits és la tematització. Per això han creat el servei Atelier by Carmela Martí, format per un grup de dissenyadors que atenen les necessitats d’identitat de l’establiment buscant la diferenciació per mitjà dels seus productes tèxtils i sense deixar de banda les característiques més sol·licitades: sostenibilitat, resistència davant els intensius processos de rentatge industrial, materials lliures de substàncies químiques perjudicials per a la salut i teles ignífugues.
La diferenciació a través dels tèxtils és una de las demandes més repetides als proveïdors..
L’assignatura pendent és la consecució de models de compra sostenibles sense els sobrecostos implícits que, fins ara, envolten aquest concepte.